Verbesserte kommunale Verwaltung

Prozesse für Baugenehmigungen durch KI optimieren

Das Projekt BRISE zeigt, wie die Stadt Wien die kommunale Verwaltung speziell für die Bearbeitung von Bauanträgen und -genehmigungen verbessert. Im März 2024 wurde es vom Europäischen Institut für öffentliche Verwaltung (EIPA) mit einem Good-Practice-Zertifikat in der Kategorie "Innovation in der öffentlichen Verwaltung" ausgezeichnet.

Bauanträge und -genehmigungen sind ein zeitaufwändiger Prozess, der mit seiner Komplexität Antragsteller und Mitarbeiter der Kommune teils frustriert. Um diesen Prozess zu verschlanken, setzt das Wiener Projekt BRISE (Building Regulations Information for Submission Envolvement) KI (künstliche Intelligenz) ein.

Die Herausforderung

Fehleranfälliges Einreichungsprozedere

Die sogenannte Baupolizei ist in Wien für die Prüfung der eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zuständig. Die Anträge müssen daraufhin überprüft werden, ob alle erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden und ob sie formal und inhaltlich in Ordnung sind. Dieser manuelle Prozess kann sehr zeitaufwändig sein, und fehlende Dokumente oder Fehler in den Einreichungen können zu Bearbeitungsstaus führen. Mit Hilfe von KI zielt BRISE auf verschiedene Anwendungsfälle zur Unterstützung des digitalen Einreichungsprozesses ab, um die Qualität und Effizienz der Einreichung zu verbessern.

Die Lösung

KI-gestütztes Preprocessing von Dokumenten und Echtzeit-Texterkennung

BRISE greift auf KI zurück, um: Zu Beginn des Einreichungsprozesses laden die Antragsteller die Dokumente für die Genehmigung hoch. Das System bereitet die Dokumente dann in der Vorverarbeitung automatisch auf, indem es z.B. den Schriftkontrast erhöht. Einerseits klassifiziert BRISE die Dokumente in vordefinierte Kategorien und hilft so zu überprüfen, ob alle erforderlichen Dateien im Genehmigungsantrag enthalten sind.

Parallel dazu stellt NER (Named-Entity Recognition) Verbindungen zwischen Text und seiner Bedeutung her: Adressen, Namen von Personen und Unternehmen werden als solche erkannt und kategorisiert. Anschließend extrahiert das System mit Hilfe von KI-Methoden die wichtigsten Informationen und schlägt sie dem Antragsteller zur automatischen Vervollständigung vor. Dadurch wird der Antragsprozess für den Antragsteller einfacher und schneller, während die Qualität des Antrags für die Sachbearbeiter der Stadt erhöht wird und sie dadurch Zeit und manuelle Arbeit sparen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BRISE eine vielversprechende Lösung für den zeitaufwändigen und arbeitsintensiven Prozess der Bauanträge und -genehmigungen in Wien darstellt. Durch den Einsatz von KI-Technologie kann die Stadt Wien den Einreichungsprozess rationalisieren, die manuelle Arbeit reduzieren und den Service und die Benutzerfreundlichkeit verbessern, was letztendlich zu einer besseren Erfahrung für alle beteiligten Akteure führt.

Ausblick

Vielseitige Lösungen für die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten

Die von Cloudflight entwickelte KI-Komponente ist nicht auf den oben beschriebenen spezifischen Anwendungsfall beschränkt, sondern kann auf mehrere Lösungen angewendet werden. Sie kann unter anderem für die digitale Archivierung von Dokumenten eingesetzt werden, indem sie diese klassifiziert, Metadaten extrahiert und so den Prozess der Speicherung und des Abrufs wichtiger Informationen vereinfacht. Darüber hinaus ist die KI-Komponente in der Lage, unstrukturierte Dokumente wie Benachrichtigungen, E-Mails, Briefe und Anfragen zu verarbeiten. Unternehmen können so große Mengen an Informationen einfacher und gezielter verwalten.

Das System ist in der Lage, verschiedene Sprachen und Schriftarten zu erkennen und eignet sich damit ideal für Unternehmen mit einem vielfältigen Kundenstamm und unterschiedlichen Anforderungen. Sogar offizielle Dokumente wie Nummernschilder und Ausweispapiere können erfasst werden. Insgesamt bietet die KI-Komponente eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung einer Vielzahl von Dokumenten.

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