Nutzen, Herausforderungen und Umsetzung von Enterprise Knowledge Management

Wissensmanagement-Einmaleins:

„Wissen ist Macht“ – in diesem bekannten Sprichwort verbirgt sich bereits ein zentraler Teil der Antwort auf die Frage, worum es beim Wissensmanagement eigentlich geht. Denn Wissen bedeutet einen erheblichen Vorteil für denjenigen, der es besitzt. Zugleich schwingt im Machtbegriff mit, dass man Informationen eben auch vorenthalten oder gar als Druckmittel nutzen kann.

Hier setzt das Wissensmanagement als Gegengewicht an, im Unternehmenskontext spricht man auch von „Enterprise Knowledge Management“. Dabei geht es genau darum, Wissen innerhalb der Organisation so verfügbar zu machen, dass es eben nicht von Einzelpersonen abhängt, das heißt, von ihrer (endlichen) Betriebszugehörigkeit und ihrer individuellen Fähigkeit und Bereitschaft dieses Wissen tatsächlich zu teilen. Welches Potenzial in einem funktionierenden Enterprise Knowledge Management steckt, verdeutlichen zudem folgende Zahlen: Rund 82 Prozent aller Mitarbeitenden verbringen täglich mindestens eine halbe Stunde mit der Suche nach Informationen, bei einem ein Viertel sind es sogar über zwei Stunden (Quelle: Umfrage von OTRS).

In diesem Blogbeitrag widmen wir uns also nicht so sehr den soziologischen Dimensionen von Wissensmanagement, sondern seiner strategischen Relevanz für Unternehmen: Was bringt Enterprise Knowledge Management, wie ist es zu organisieren und technologisch zu unterstützen? Dabei geht es auch um aktuelle Herausforderungen wie die enorm anwachsenden Datenmengen und den Trend zum Einsatz neuester Technologien. So haben beispielsweise generative künstliche Intelligenz bzw. Large Language Modells das Potenzial zum echten Gamechanger für das Enterprise Knowledge Management.

Was ist Wissensmanagement?

Wissen ist die Grundlage für Entwicklung und Fortschritt und sorgt in Unternehmen beispielsweise für Innovation und Produktivität. Entsprechend wichtig ist die Aufgabe, Wissen zentral zu organisieren und zugänglich zu machen. Wissensmanagement bzw. Enterprise Knowledge Management beschreibt und steuert, wie der Umgang mit Wissen im Unternehmen organisiert ist. Es umfasst somit alle Personen, Prozesse und Technologien rund um den Erhalt und Austausch von Wissen. Kurz gesagt: Mit Wissensmanagement bezeichnen wir sämtliche strategischen und operativen Maßnahmen zur Optimierung von Wissen im Unternehmen.

Grundsätzlich unterscheidet man beim Wissensmanagement implizites Wissen – also etwa Erfahrungswissen, das beispielsweise in den Köpfen von Mitarbeitenden vorhanden ist – und explizites Wissen, das dokumentiert für alle im Unternehmen zugänglich ist. Dabei besteht das Ziel von Enterprise Knowledge Management im Kern darin, das passende Wissen den passenden Personen zum passenden Zeitpunkt zugänglich zu machen, sprich, den Anteil von explizitem Wissen zu steigern. So banal dies klingt, so groß ist die Bedeutung dieser Vorgänge im Rahmen der Unternehmensstrategie – was nicht unbedingt bedeutet, dass der Arbeitsalltag immer vom Blick aufs „Große Ganze“ und dem demokratischen Grundgedanken vom geteilten Wissen geprägt ist…

Der Mensch als Chance und Risiko

Die meisten Unternehmen betrachten ihr Personal als ihre wichtigste Ressource, womit genaugenommen deren Erfahrung, Wissen und Kompetenzen gemeint sind. Doch je höher das Durchschnittsalter in Unternehmen ist – oder je höher die Fluktuation – desto wahrscheinlicher ist auch der baldige Wegfall dieser Ressourcen. Der Handlungsdruck rund um Wissensmanagement in vielen Unternehmen ist also entsprechend hoch. Zugleich zeigt die Praxis wie eingangs erwähnt: Wissen ist eben noch immer auch ein Mittel zum Machterhalt oder zur Machtausübung. So kann ein Wissensvorsprung dazu dienen, die eigene Position zu sichern, Hierarchieebenen voneinander abzugrenzen oder Abteilungskämpfe auszutragen. Dass dies dem Unternehmen insgesamt keinen wirklichen Nutzen bringt, liegt auf der Hand. Wissensmanagement ist also ein zentraler Hebel, um der Abwanderung und dem Zurückhalten von Wissen entgegenzuwirken.

Welche Aufgaben hat das Wissensmanagement?

Bevor wir uns die spezifischen Vorteile und den konkreten Nutzen von Enterprise Knowledge Management im Detail anschauen, ist es hilfreich, die wesentlichen Funktionen des Wissensmanagements zu verstehen. Diese lassen sich nach der Unterteilung von Gilbert Probst, Kai Romhardt und Steffen Raub (Wissen managen, Springer Gabler, 2013) grob in die folgenden Teilaufgaben gliedern:

Wissen identifizieren: Hier geht es zunächst darum zu ermitteln, welches Wissen überhaupt für das Unternehmen von Bedeutung ist.
Wissensaufbau ermöglichen: Durch entsprechende interne Prozesse, Trainings und Tools soll die Wissensentwicklung im Unternehmen vorangetrieben werden.
Wissen zuführen: Jenseits des internen Wissenserwerbs gilt es, geeignete Partner zu identifizieren, die dem Unternehmen spezialisiertes Wissen zuführen.
Wissen verteilen: Es gilt, das vorhandene Wissen innerhalb der Organisation optimal zugänglich zu machen und eine Silobildung zu verhindern.
Wissen nutzen: Wissen erfüllt seinen Zweck nur dann, wenn es zum Vorteil des Unternehmens angewandt wird, also etwa, um den Output zu erhöhen, die Effizienz zu steigern oder Risiken zu minimieren.
Wissen erhalten: Hier gelangen wir zu einer Hauptaufgabe von Wissensmanagement, nämlich der Sicherung und Aktualisierung von Wissen, um es über Generationen hinweg zu erhalten und nutzbar zu machen.
Wissensziele definieren und tracken: Nur wenn klar ist, was mit dem Wissensmanagement erreicht werden soll, lässt es sich zielführend aufsetzen und der Erfolg mit entsprechenden Kennzahlen tracken.

Wir kommen später noch einmal auf die Aufgaben zu sprechen, wenn es darum geht, unterstützende Technologien für das Enterprise Knowledge Management einzusetzen. Hierbei geht es dann primär um Wissenserfassung, -speicherung und -austausch als Kernfunktionen entsprechender Softwarelösungen.

Was ist der Nutzen von Enterprise Knowledge Management für Unternehmen?

Die Aufgaben des Enterprise Knowledge Managements sind kein Selbstzweck, sondern sollen jeweils auf ihre Weise einen mittelbaren oder unmittelbaren Beitrag zur Wertschöpfung in Unternehmen leisten. Schaut man sich die vielfältigen mit dem Wissensmanagement einhergehenden Vorteile an, wird deutlich, warum Unternehmen – gerade in Zeiten hohen Wettbewerbsdrucks und steigender Nachhaltigkeitsanforderungen – zunehmend in entsprechende Wissensmanagement-Prozesse und -Technologien investieren:

• Wissen standardisiert erfassen

Mit entsprechenden Prozessen und Tools lassen sich Informationen in einem eindeutigen Format strukturieren, sodass eine konsistente Wissensdatenbank entsteht. Dadurch lassen sich die Informationen im Rahmen des Wissensmanagements systematisch verarbeiten, katalogisieren und zugänglich machen.

• Wertvolle Informationen dauerhaft nutzbar machen

Per Wissensmanagement erhalten alle Mitarbeitenden Zugang zu Expertenwissen und müssen sich die Informationen nicht mühsam selbst erarbeiten. Zudem wird reines Individualwissen in Kollektivwissen umgewandelt. Der erhöhte Informationsfluss kann die Innovationskraft und Wirtschaftlichkeit im Unternehmen steigern.

• Verbesserte Entscheidungsfindung

Es liegt auf der Hand: Bessere Informationen führen automatisch zu besseren und auch zu selbstbewussteren Entscheidungen. Sind alle Mitarbeitenden dank Wissensmanagement im Besitz der erforderlichen Fakten, müssen sie weniger intuitiv entscheiden. Per Enterprise Knowledge Management haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf neueste Informationen und kollektives Wissen.

• Effizienzgewinne

Wissensmanagement spart deutlich Zeit bei der Suche nach Informationen. Zudem sind Mitarbeitende bei der Informationsbeschaffung weniger abhängig von einzelnen Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten oder anderen personellen Bottlenecks. Außerdem lässt sich redundantes Arbeiten vermeiden, also beispielsweise doppelte Recherchen. Darüber hinaus ermöglichen Enterprise-Knowledge-Management-Systeme die Automatisierung wissensbezogener Prozesse und sorgen so für weitere Zeit- und Kostenersparnisse.

• Wissensvermittlung und -weitergabe

Allein, dass Wissen zentral über eine Plattform zugänglich gemacht wird, ist ein Anreiz für Mitarbeitende, sich eigenverantwortlich zu informieren oder weiterzubilden. Davon profitieren alle Seiten: Die Mitarbeitenden erhöhen ihren eigenen Wert für das Unternehmen und geben diesem wiederum zugleich Zugriff auf neue Kompetenzen.

• Übergreifende Kollaboration

Vor allem Enterprise-Knowledge-Management-Systeme sorgen als zentrale und interaktive Zugriffsorte für eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit – über Teams und Abteilungseinheiten hinweg. Entsprechende Plattformen für das Wissensmanagement stellen sicher, dass alle den gleichen Informationsstand besitzen.

• Verbesserter Kundenservice

Ein sehr konkretes Einsatzgebiet für Wissensmanagement liegt im Supportbereich. Der einfache und schnelle Zugriff auf erforderliche Informationen sorgt hier für einen effizienteren Service und erhöhte Kundenzufriedenheit.

• Kürzere Time-to-Market

Die Entwicklung neuer Produkte ist oftmals komplex und erfordert Zugriff beispielsweise auf Spezifikationen, juristische Vorgaben und Marktinformationen. Ein zentraler Zugang per Enterprise Knowledge Management sorgt für einen zuverlässigeren und beschleunigten Entwicklungsprozess.

Welche Herausforderungen sind rund um den Einsatz von Wissensmanagement zu lösen?

Wer alle Vorzüge eines Enterprise Knowledge Managements nutzen möchte, muss einige Herausforderungen meistern, beziehungsweise die erforderlichen Grundlagen schaffen. Das beginnt – wie bei fast allen Change-Projekten – mit dem Einbinden aller relevanten Stakeholder, vom Wissensarbeiter bis hin zu den relevanten Führungskräften. Nur wenn alle im Unternehmen das System für das Wissensmanagement mittragen, kann es seine Wirkung entfalten. Hierzu gehört auch eine umfassende Schulung und klare Rollenverteilungen, vor allem wenn es um den Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung für das Wissensmanagement geht (hierauf kommen später noch einmal zurück).

Zudem sind aktuelle und zuverlässige Informationen das A und O beim Wissensmanagement. Hier gilt es, entsprechende Prozesse zur Freigabe, Aktualisierung und Verifikation aufzusetzen. Auch sind fragmentierte und über die Organisation und Systeme verteilte Informationen zusammenzuführen, damit das Wissensmanagement kein Flickenteppich wird. Da es oftmals um sensible Informationen geht, sind außerdem die Themen Datenschutz und Datensicherheit zu berücksichtigen. Last but not least: Vor dem Hintergrund der rasant anwachsenden Datenmengen in Unternehmen müssen sowohl die Prozesse als auch die personellen und systemseitigen Ressourcen für ein entsprechendes Informations- und Abfrageaufkommen gewappnet sein (Stichwort: „Cloud/Skalierbarkeit“).

Wissensmanagements als integraler Bestandteil

Es geht darum, dass Wissensmanagement ein integraler Bestandteil des Unternehmens wird. So heißt es im Buch „Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement“ von Andreas Abecker, Knut Hinkelmann, Heiko Maus und Heinz Jürgen Müller (Springer, 2002): „Erfolgreiches Wissensmanagement setzt voraus, dass es in die tägliche Arbeit integriert ist, wie sie durch die Geschäftsprozesse eines Unternehmens vorgegeben wird. Wissensmanagement muss deshalb als integraler Bestandteil von Geschäftsprozessen und deren Gestaltung betrachtet werden. Wissen ist für ein Unternehmen relevant, wenn es die Geschäftsprozesse verbessert.“ Dies ist der Grundgedanke des dazugehörigen Konzeptes, das ebenfalls unter dem Namen „geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement“ bekannt ist und in dessen Zentrum unter anderem Wissensprozesse und Prozesswissen stehen.

Der Verweis auf diesen Ansatz bringt uns zum nächsten Thema, denn: Beim Erfüllen der Voraussetzungen kann es hilfreich sein, ein entsprechendes Framework für das Wissensmanagement zu berücksichtigen. Dies gibt dem Wissensmanagement ein theoretisches Fundament und einen systematischen Strukturrahmen.

Mögliche Ansätze als Rahmen für das Enterprise Knowledge Management

Wissensmanagement beginnt bereits mit Maßnahmen wie einer systematischen unternehmensweiten Ideenerfassung, strukturierten Brainstorming-Sessions oder Peer-Beratung, bei der im Vorfeld von Projekten ein Wissensaustausch aller Beteiligten stattfindet. Unternehmen, die ein umfassendes und nachhaltiges Enterprise Knowledge Management anstreben, sollten sich jedoch mit den gängigen Frameworks auseinandersetzen, die im Laufe der Zeit entwickelt wurden. Hierzu gehört unter anderem das bereits erwähnte Werk der Autoren Probst, Romhardt und Raub, das die Aufgaben des Wissensmanagements klar untergliedert. Zu den absoluten Pionieren im Bereich der Frameworks für das Wissensmanagement zählen zudem die Autoren Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka, die mit „The Knowledge Creating Company“ im Jahr 1995 eine Art Grundlagenwerk veröffentlicht haben. Hier geht es vor allem darum, wie aus implizitem Wissen explizites wird, das heißt: Wie gelangt das Wissen vom Einzelnen in die Organisation und umgekehrt.

Von der Struktur zur Software

Ein äußerst Tool-orientierter Ansatz ist selbstredend das „Knowledge Engineering“ als Teilgebiet des Wissensmanagements. Hier geht es darum, komplexe Wissensbereiche auf eine Struktur zu reduzieren, die sich dann computergestützt abbilden lässt. Ein weiterer Zugang sind Wissensmanagement-Reifegradmodelle wie das „Knowledge Management Maturity Model” (KMMM) und das “APQC Knowledge Management Maturity Model”. Diese Modelle bewerten den Entwicklungsstand des Wissensmanagements in einem Unternehmen und bieten eine Roadmap zur Verbesserung.

Das Zachman-Framework ist wiederum ein Enterprise-Architecture-Framework, das auch Aspekte des Wissensmanagements abdeckt. Es wurde in den 1980er Jahren von John Zachman entwickelt und dient zur Organisation und Darstellung der verschiedenen Perspektiven und Aspekte einer Unternehmensarchitektur. Das Zachman-Framework ist wie eine Tabelle aufgebaut, in der sechs verschiedene Perspektiven mit sechs verschiedenen Aspekten kombiniert werden. Diese Struktur ermöglicht es, umfassende und detaillierte Beschreibungen von Informationssystemen zu erstellen.

Für welches Modell auch immer sich Unternehmen beim Wissensmanagement entscheiden: Kein Weg führt an einer entsprechenden Software vorbei.

Funktionsanforderungen an ein Enterprise-Knowledge-Management-System  

Von den von Gilbert Probst, Kai Romhardt und Steffen Raub definierten Aufgaben (siehe oben), sind vor allem die folgenden drei für die erforderlichen Kernfunktionen einer Software relevant:

Wissenserfassung

Erfassung von Wissen bezeichnet im Grunde den Umwandlungsprozess von implizitem Wissen in explizites Wissen, das von anderen kommuniziert und genutzt werden kann. Dieser Erfassungsprozess kann unter anderem durch toolgestützte Interviews, Fokusgruppen und Dokumentenanalysen erfolgen. Idealerweise sollte eine Plattform für das Enterprise Knowledge Management sämtliche Erfassungsprozesse abbilden. Hierbei bietet sich auch der Einsatz von KI und Large Language Models (LLMs) für eine semantische Verarbeitung an, etwa bei der Auswertung und Integration von digital verfügbaren Informationen.

Wissenspeicher

Sobald das Wissen erfasst ist, muss es an einem zentralen Ort gespeichert werden. Hier sollte es leicht zugänglich sein. Zudem sind die Informationen so zu organisieren und zu strukturieren, dass Mitarbeitende sie leicht finden können. Hierzu erfolgt in der Regel eine weitestgehend automatisierte und im besten Fall KI-gestützte Kategorisierung und Indexierung. Die Wissensspeicherung erfolgt üblicherweise mit einem Content-Management-System (CMS).

Wissensaustausch (und -verwendung)

Beim Wissensaustausch geht es darum, das Wissen denjenigen, die es brauchen, zur Verfügung zu stellen, Silos aufzubrechen und Interaktionen zu ermöglichen. Das erfolgt beispielsweise über Kommunikationsplattformen, Wissensportale und Tools für die Zusammenarbeit. Dies ist auch der Ort bzw. der Moment der Wissensverwendung, das heißt: das Wissen einzusetzen, um die organisatorischen Ziele zu erreichen. Der Wissensgebrauch findet in der Regel bei Aktivitäten wie Entscheidungsfindung, Problemlösung und Innovation statt.

Diese Systemfunktionen sollten den Kern einer Plattform für das unternehmensinterne Wissensmanagement bilden. Auf der Softwareebene lässt sich ein entsprechendes Enterprise Knowledge Management mithilfe unterschiedlicher Technologien abbilden.

Das technologische Rüstzeug für ein Enterprise-Knowledge-Management-System

Inhalte: 

Für die Erfassung, Speicherung und Pflege der Inhalte einer Plattform für das Wissensmanagement kommt wie bereits erwähnt ein CMS in Frage oder eine entsprechende Datenbank. Wichtig ist, dass hier alle Inhaltstypen unabhängig von Formaten speicher- und verarbeitbar sein sollten. Diese lassen sich dann in verschiedene Darstellungsformen umwandeln, beispielsweise in FAQs, Wikis oder Entscheidungsbäume.

Teamwork: 

Rund um die Zusammenarbeit und Kommunikation gilt es ebenfalls entsprechende Systeme bereitzustellen. Diese sollten Wissensmanagement-Funktionen wie das Kommentieren von Inhalten oder das Taggen von Personen ermöglichen, damit eine entsprechende Interaktion und Feedback möglich werden. Dies hilft den Wissensarbeiterinnen und -arbeitern, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. In der Regel sind entsprechende Wissensdatenbanken heutzutage webbasierte Portale, auf denen die Inhalte nach Kategorien sortiert sind. Sie ähneln durch die Kommunikationsfunktionen immer stärker Social-Media-Plattformen.

Suche: 

Wichtig ist hierbei außerdem eine zielführende Suchfunktion zu integrieren, die das Auffinden relevanter Inhalte erleichtert. Die meisten Datenbanken verfügen über entsprechende Technologien, allerdings gilt es hier, äußerst unternehmensspezifische Lösungen zu realisieren, die beispielsweise auch die Suche innerhalb von Dokumenten ermöglichen und Suchergebnisse auf Basis prädikativer KI-Modelle liefern. Neue Möglichkeiten bestehen hier auch im Einsatz sogenannter Knowledge Graphs, die semantischen Beziehungen zwischen Informationseinheiten herstellen können sowie in der Nutzung von Large Language Models (LLMs). Diese ermöglichen beispielsweise KI-basierte Textzusammenfassungen oder eine Interaktion in natürlicher Sprache (mehr dazu später im Abschnitt rund um Trends).

Erweiterbarkeit: 

Darüber hinaus sollten entsprechende Lösungen auch die Integration von Apps bzw. Anwendungen von Drittanbietern ermöglichen, um die Plattform flexibel um Funktionen erweitern zu können. Denkbar ist hier der Ausbau zu einer umfangreichen Kommunikationsplattform, um Wissen in Echtzeit oder asynchron zu teilen sowie Funktionen wie Instant-Messaging bzw. Sprach- und Videoanrufe. Besonders effektiv ist ein solches System, wenn es auch als eine Plattform zur Aufgabenverwaltung dient. Hier lassen sich entsprechende Tasks rund um das Wissensmanagement aber auch für wissensabhängige Projekte delegieren und der Fortschritt tracken. Last but not least: Um eine zukunftsfähige Lösung zu schaffen, muss das System skalierbar sein. Nur so lässt sich das Wissensmanagement jederzeit auf gewandelte Realitäten anpassen.

Welche Rollen gilt es für das Wissensmanagement zu etablieren?

Technologien sind das eine, doch letztlich lebt das Wissensmanagement natürlich vor allem von der Nutzung und Beteiligung der Mitarbeitenden. Hier gilt es entsprechende Rollen für die grundlegenden Prozesse festzulegen. Grob lassen sich diese für das Enterprise Knowledge Management in drei Gruppen einteilen:

Wissensarbeiterinnen und -arbeiter
Diejenigen Personen in einer Organisation, die Wissen erstellen, nutzen und teilen. Hier finden sich Mitarbeitende aus praktisch allen Fachbereichen von Marketing und Vertrieb über den Kundenservice bis hin zu Forschung & Entwicklung oder dem Personalwesen.

Wissensmanagerinnen und -manager
Die Wissensmanagerinnen und -manager überwachen die Prozesse des Wissensmanagements. Zudem entwickeln sie Strategien rund um die Erfassung, Speicherung und den Austausch von Wissen. Auch sorgen sie dafür, dass die geeigneten Personen zum erforderlichen Zeitpunkt Zugang zu den für sie relevanten Informationen haben.

Wissensmanagement-Systemverantwortliche

Enterprise Knowledge Management basiert auf den dazugehörigen personellen Ressourcen der IT-Abteilung. Sie sind maßgeblich an der Entwicklung und Pflege der Technologieinfrastruktur beteiligt, die das System für das Wissensmanagement trägt. Hier gilt es ein dezidiertes Team für das Wissensmanagement aufzustellen.

Traditionell ist die Verantwortung für das Thema „Wissensmanagement“ im HR-Bereich angesiedelt, so wie beispielsweise auch der Themenkomplex „Weiterentwicklung“, den man als Unterkategorie des Wissensmanagement betrachten kann. Die Personalabteilung ist entsprechend eine Art Enabler für das Wissensmanagement. Sie sorgt für den Aufbau und die Etablierung einer entsprechenden Plattform, aber auch für die Integration externen Wissens in die Organisation. Vor allem kommt dem HR-Bereich eine entscheidende Rolle hinsichtlich der erforderlichen Unternehmenskultur zu, auf die wir im Folgenden nochmal zu sprechen kommen werden.

Implementierung und Best Practice zur Etablierung von Wissensmanagement

Zur Einführung eines systematischen Wissensmanagements in Unternehmen gehört eine Roadmap und zahlreichende begleitende Maßnahmen. Zur erfolgreichen Etablierung von Enterprise Knowledge Management sollten Sie vor allem auf die folgenden Punkte achten:

• Starten Sie mit einem Wissensaudit: Mit einem Wissensaudit lässt sich nicht nur der Status quo rund um den Wissensstand und den Umgang mit Wissen ermitteln – vielmehr ist es auch ein erster Schritt, um verborgenes Wissen zu entdecken und in explizites Wissen zu verwandeln. Binden Sie hierzu eine Auswahl Mitarbeitender aus allen Bereichen in das Audit mit ein.
  
• Definieren Sie die Ziele: Es mag zunächst banal erscheinen, aber vor dem Hintergrund des Aufwandes und der steigenden Relevanz sei jedoch daran erinnert: Definieren Sie klare Ziele, also was Sie im Unternehmen konkret per Wissensmanagement erreichen möchten. Geht es darum die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern oder stehen eher Effizienz oder Entscheidungsfindung im Fokus? Seien Sie hier möglichst genau und sorgen Sie dafür, dass die Ziele bekannt sind und von der gesamten Organisation mitgetragen werden.
  
• Wählen Sie eine geeignete Softwarelösung: Es gibt zahlreiche Lösungen für das Wissensmanagement, die entweder spezifisch dafür entwickelt wurden oder eben die erforderlichen Funktionen bieten. Grundvoraussetzung ist natürlich, dass die Software den konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Das hängt beispielsweise auch davon ab, ob Ihr Unternehmen im B2B- oder im B2C-Bereich angesiedelt ist.
• Planen Sie Budget und Ressourcen: Die Implementierung, Nutzung und Pflege einer entsprechenden Software erfordert entsprechende finanzielle und personelle Ressourcen, die zu berücksichtigen sind. In der Regel brauchen Sie hierfür einen Implementierungs- und Support-Partner. Auch sollten Sie festlegen, wer im Unternehmen die Software tatsächlich nutzt und wer die wichtigsten Stakeholder rund um die Verwaltung und die Prozesse sind.
• Betreuen Sie die Change-Prozesse: Eine Initiative zur Einführung von Enterprise Knowledge Management bedeutet eine ganze Reihe von Veränderungen im Unternehmen. Dies gilt für die Prozesse, aber auch für die Unternehmenskultur insgesamt (siehe nächster Punkt). Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden mitgenommen werden und das Wissensmanagement breite Akzeptanz und Unterstützung erfährt. Holen Sie sich hierfür im Zweifelsfall externe Unterstützung.
  
• Fördern Sie eine Kultur des Wissensmanagements im Unternehmen: Die digitalen Werkzeuge unterstützen die Organisation maßgeblich bei einem systematischen Wissensmanagement, indem sie die relevanten Inhalte passgenau verfügbar machen. Damit die Lösungen tatsächlich genutzt werden, ist allerdings eine entsprechende Unternehmenskultur erforderlich, sodass sich die Mehrwerte im Unternehmen tatsächlich realisieren. Hierzu gehört eine Kultur des Austauschs und der Offenheit inklusive einer akzeptanzbereiten Fehlerkultur. Ernennen Sie Botschafter rund um das Wissensmanagement, die die Potenziale sichtbar und erlebbar machen. Nur wenn die Mitarbeitenden das Wissensmanagement als eine Arbeitserleichterung und Bereicherung empfinden, wird es einen festen Platz in ihrem Arbeitsalltag finden.
   

Aktuelle Trends und Entwicklungen rund um Wissensmanagement inkl. LLMs und Knowledge Graphs

Systematisches Wissensmanagement wird zu einem großen Teil von entsprechender Technologie getragen, die das Erfassen, Verfügbarmachen und Teilen von Wissen in Unternehmen ermöglicht. Hier liegt demnach auch ein hohes Veränderungs- und Entwicklungspotenzial. Allen voran haben künstliche Intelligenz sowie maschinelles Lernen in den vergangenen Jahren sämtliche Softwareentwicklungen geprägt. Auch für das Wissensmanagement verspricht ihr Einsatz gesteigerte Effizienz, etwa, was das Erfassen und Kategorisieren von Wissen angeht. Im Folgenden finden Sie vier Impulse rund um die vielversprechendsten und wichtigsten Entwicklungen für den Bereich des Wissensmanagements.

LLMs und Knowledge Graphs als Gamechanger für das Wissensmanagement

Im Bereich der künstlichen Intelligenz gab es zuletzt durch die bereits erwähnten Large Language Models (LLMs) in Kombination mit Knowledge Graphs (KGs) große Fortschritte, die in entsprechende Lösungen für das Wissensmanagement eingebunden werden. Demnach erreichen Unternehmen durch die Kombination der Stärken von LLMs und KGs in der Regel eine höhere Qualität und Genauigkeit der von ihnen genutzten Informationen. LLMs können zwar recht große Datenmengen verarbeiten, allerdings produzieren sie aktuell noch recht häufig Ungenauigkeiten oder irreführende Inhalte. Das gilt vor allem, wenn es um umfangreiche oder komplexe Fragestellungen bzw. Daten geht. Dieses Risiko lässt sich durch KGs als zuverlässige Quelle für strukturiertes Wissen verringern, indem sie den Fokus der LLMs auf die kontextuell relevanten Informationen lenken. Damit hat die Kombination von LLMs und KGs das Zeug zum echten Gamechanger im Bereich des Wissensmanagements. Mehr zu diesem spannenden Themenkomplex erfahren Sie übrigens in unserem Whitepaper „Leistungsstarke Lösungen für das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen”. 

Mit Gamification zu erhöhter Motivation

Ein weiterer Trend ist das Thema „Gamification“. Hier wird das Wissensmanagement mit spielerischen Elementen gekoppelt, sodass die Lerninhalte mehr Interaktion ermöglichen und durch eine ansprechende Gestaltung überzeugen. Dadurch lässt sich der Informationsgehalt erhöhen und Inhalte werden besser erinnert. Zudem können bestimmte Aktivitäten in einer Plattform auf der Basis eines Punktesystems und mit Ranglisten belohnt werden. Dies soll dazu beitragen, die Motivation und das Engagement rund um das Wissensmanagement zu steigern.

Individualisiertes und mobiles Wissensmanagement

Da es sehr unterschiedliche Lerntypen gibt, setzen sich beim Wissensmanagement auch zunehmend Angebote und Systeme durch, die ein stark personalisiertes Lernerlebnis bieten. So können Mitarbeitende Lerninhalte je nach ihren individuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten zusammenstellen. Hierzu gehört auch, dass die Lerninhalte mobil zur Verfügung stehen, damit sich darauf äußerst flexibel – zum Beispiel auch im Außendienst oder in Produktionsbereichen etc. – zugreifen lässt.

Ausbau der Sicherheitsfunktionen

Nicht zuletzt durch die verstärkte Nutzung von cloudbasierten Lösungen und durch die Zunahme von Cyberattacken sind auch beim Wissensmanagement Datenschutz und Datensicherheit an oberster Stelle. Hier gilt es, entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu etablieren, wobei sich auch KI-gestützte Warnsysteme etablieren, die mögliche Angriffe und Sicherheitslücken automatisch erkennen und melden. Zudem müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden für die Sicherheitsthemen sensibilisieren und schulen.

Fazit: Wissensmanagement wird essentiell

Wissensmanagement bleibt ein zentrales Thema für Unternehmen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Aller Voraussicht nach wird das Thema sogar weiter an Bedeutung gewinnen. Denn es hilft nicht nur dabei, Fachwissen zu sichern, die Effizienz zu steigern und Innovationen zu fördern. Durch die systematische Organisation und Nutzung von Wissen können Unternehmen darüber hinaus auch schneller auf Veränderungen reagieren, bessere Entscheidungen treffen und sich möglicherweise entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Angesichts einer äußerst schnelllebigen, globalisierten Wirtschaft, in der Anpassungsfähigkeit und Agilität zu Kernkompetenzen von Unternehmen werden, gilt es, Wissensmanagement systematisch zu verankern. Hierzu gehört als zentrales Element ein Enterprise-Knowledge-Management-System und die Integration neuer Technologien wie künstlicher bzw. generativer Intelligenz, um das Wissensmanagement immer wieder auf ein neues Level zu heben und auf veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.